La mayoría de organizaciones no tienen un PDF inaccesible: tienen cientos. Materiales de curso, formularios, memorias, normativas, folletos. Intentar arreglarlo todo a la vez es caro y lento. Un poco de preparación convierte ese montón en un lote con prioridades claras y un precio previsible.
1. Haz un inventario
Enumera cada documento con su título, número de páginas, dónde se publica y cuándo se actualizó por última vez. Basta con una hoja de cálculo sencilla. Verás enseguida que algunos documentos están obsoletos y se pueden retirar en lugar de adaptar: el arreglo más barato de todos.
2. Fija prioridades
Adapta primero lo que la gente necesita para usar tus servicios: formularios de solicitud, guías docentes, información de salud o seguridad, documentos enlazados desde tus páginas principales y cualquier cosa que haya pedido un usuario. El material de archivo que nadie descarga puede esperar o ofrecerse bajo petición.
3. Busca los archivos de origen
Si un PDF se exportó desde Word o InDesign, el archivo original vale mucho. Corregir títulos y textos alternativos en el origen y volver a exportar suele dar un resultado más limpio, y la próxima edición nacerá accesible. Envía los originales siempre que los tengas, aunque envíes también el PDF.
4. Señala los documentos escaneados y complejos
Las páginas escaneadas son imágenes de texto. Necesitan OCR y una corrección cuidadosa antes de poder etiquetarlas, así que llevan mucho más tiempo y se presupuestan aparte. Señala también los formularios rellenables, los documentos con tablas complejas (celdas combinadas, encabezados de varios niveles) y todo lo que tenga contenido matemático.
5. Elige tu norma de referencia
- PDF/UA (ISO 14289) : la norma técnica para PDF accesibles.
- WCAG 2.1 o 2.2, nivel AA : la referencia para contenidos web, aplicada a documentos.
- Section 508 : obligatoria para agencias federales de EE. UU. y muchos de sus proveedores.
- EN 301 549 (UNE-EN 301549) : la norma europea en la que se basan las obligaciones del sector público.
Si tienes dudas, PDF/UA más WCAG 2.2 AA cubre lo que piden las demás para documentos.
6. Prepara descripciones de imágenes especializadas
Escribimos el texto alternativo de fotos y gráficos estándar. Pero si un diagrama muestra un procedimiento clínico, un detalle de ingeniería o un resultado de investigación, quien conoce el contenido debe confirmar qué tiene que decir. Una nota breve por imagen ahorra una ronda de preguntas.
7. Cuenta las páginas
La adaptación se cobra por página porque cada página se etiqueta y se revisa. Suma todas las páginas del lote, incluidas cubiertas y páginas en blanco. Nuestros lotes de adaptación empiezan en 335 € por hasta 50 páginas, 765 € por hasta 150 y 1.455 € por hasta 300, con un informe escrito por documento.
¿Quieres saber por qué probamos con lector de pantalla además del validador? Lee por qué no basta con pasar un validador.