De meeste organisaties hebben niet één ontoegankelijke PDF, maar honderden. Lesmateriaal, formulieren, jaarverslagen, beleidsdocumenten en folders. Alles tegelijk toegankelijk maken kost veel tijd en geld. Met een goede voorbereiding maak je van die stapel een overzichtelijke reeks met duidelijke prioriteiten en een voorspelbare prijs.
1. Maak een inventarisatie
Maak een lijst van alle documenten met hun titel, aantal pagina's, publicatielocatie en datum van de laatste update. Een eenvoudige spreadsheet is voldoende. Je ziet al snel welke documenten verouderd zijn en verwijderd kunnen worden, zodat je ze niet toegankelijk hoeft te maken. Dat is de voordeligste oplossing.
2. Stel prioriteiten
Maak eerst toegankelijk wat mensen nodig hebben om je diensten te gebruiken: aanvraagformulieren, cursusprogramma's, informatie over gezondheid of veiligheid, documenten waarnaar je belangrijkste pagina's verwijzen en alles waar een gebruiker om vraagt. Archiefmateriaal dat niemand downloadt, kan wachten of op verzoek worden aangeboden.
3. Zoek de bronbestanden
Is een PDF geëxporteerd vanuit Word of InDesign, dan is het oorspronkelijke bestand waardevol. Koppen en alternatieve tekst aanpassen in het bronbestand en daarna opnieuw exporteren levert vaak een netter resultaat op. Bovendien is de volgende editie dan vanaf het begin toegankelijk. Stuur bronbestanden mee als je die hebt, ook als je de PDF meestuurt.
4. Markeer gescande en complexe documenten
Gescande pagina's zijn afbeeldingen van tekst. Ze hebben OCR en een zorgvuldige tekstcontrole nodig voordat het taggen kan beginnen. Daardoor kosten ze veel meer tijd en worden ze apart geprijsd. Markeer ook invulbare formulieren, documenten met complexe tabellen (samengevoegde cellen, koppen op meerdere niveaus) en documenten met wiskundige inhoud.
5. Kies de norm waaraan je wilt voldoen
- PDF/UA (ISO 14289) — de technische norm voor toegankelijke PDF's.
- WCAG 2.1 of 2.2, niveau AA — de richtlijn voor webinhoud, toegepast op documenten.
- Section 508 — verplicht voor Amerikaanse federale overheidsinstanties en veel opdrachtnemers.
- EN 301 549 — de Europese norm die ten grondslag ligt aan de toegankelijkheidsregels voor de publieke sector.
Weet je niet zeker welke norm je moet kiezen? Met PDF/UA en WCAG 2.2 AA voldoe je voor documenten ook aan de eisen van de andere normen.
6. Bereid beschrijvingen voor gespecialiseerde afbeeldingen voor
Wij schrijven alternatieve tekst voor foto's en standaardgrafieken. Maar als een afbeelding een klinische procedure, een technisch detail of een onderzoeksresultaat toont, moet iemand die de inhoud kent bevestigen wat de tekst moet vermelden. Een korte toelichting per afbeelding bespaart een vragenronde.
7. Tel de pagina's
De prijs voor toegankelijkheidsverbetering wordt per pagina berekend, omdat elke pagina getagd en gecontroleerd moet worden. Tel alle pagina's in je reeks bij elkaar op, inclusief omslagen en blanco pagina's. Onze pakketten voor toegankelijkheidsverbetering beginnen bij 335 € voor maximaal 50 pagina's, 765 € voor maximaal 150 en 1.455 € voor maximaal 300, telkens met een schriftelijk rapport per document.
Wil je weten waarom we naast een automatische controle ook met een schermlezer testen? Lees waarom een geslaagde automatische controle niet genoeg is.