Un rapport annuel donne généralement aux lecteurs une vue d’ensemble de l’année écoulée d’une organisation. Un rapport d’impact se concentre sur les changements que son action vise à produire et sur les données disponibles pour les étayer. Les deux peuvent se recouper : une même publication peut remplir les deux fonctions si sa structure est claire.
Pour une organisation à but non lucratif, le choix commence par le public visé. Un membre du conseil d’administration qui examine les résultats de l’organisation peut avoir besoin d’un parcours de lecture différent de celui d’un donateur qui cherche à choisir un programme à soutenir. La conception doit tenir compte de ces usages.
Définissez ce que le lecteur doit apprendre
Un rapport annuel peut présenter la gouvernance, les activités, les équipes, les principaux chiffres financiers et les orientations pour l’année suivante. Il s’organise souvent autour de la période couverte et de l’organisation dans son ensemble.
Un rapport d’impact peut partir d’un problème, expliquer l’action menée et présenter les résultats en précisant leurs limites. Sa structure peut suivre un programme ou plusieurs résultats liés entre eux, plutôt que de couvrir chaque service.
Il s’agit de distinctions éditoriales, et non d’une description de vos obligations légales en matière de reporting. Si la publication doit répondre à une exigence institutionnelle particulière, définissez-la avant de décider ce qui peut être raccourci ou omis.
Adaptez vos affirmations aux données disponibles
Prenons l’exemple d’un programme de formation. Le nombre d’ateliers organisés décrit l’activité. Les registres de présence décrivent la participation. Les données de suivi sur la manière dont les participants utilisent leurs compétences peuvent étayer une analyse des résultats. Ces indicateurs ne sont pas interchangeables.
Dans la mise en page, précisez ce que représente chaque chiffre et indiquez la période couverte. Placez les réserves suffisamment près du graphique pour que les lecteurs les découvrent naturellement. Une statistique mise en évidence doit rester compréhensible même pour une personne qui ne voit que cette page.
Choisissez une structure qui laisse place au contexte
Pour un rapport annuel concis, vous pouvez commencer par une vue d’ensemble, puis présenter les principales activités, une sélection de résultats, les informations financières et les priorités de la période suivante. Pour un rapport d’impact ciblé, partez du besoin, puis présentez le modèle du programme, les données, l’expérience des participants et les enseignements tirés.
Un rapport combiné peut présenter une synthèse des résultats dès les premières pages et réserver une section distincte aux détails organisationnels et financiers. Le lecteur pressé dispose ainsi d’une vue d’ensemble utile, tout en pouvant accéder aux éléments qui l’étayent.
Adaptez le volume de la publication à son contenu
Une petite organisation peut communiquer plus clairement en 16 pages utiles qu’en 40 pages répétitives. Déterminez la longueur après avoir rassemblé les contenus, plutôt que de remplir un modèle simplement parce qu’il contient un certain nombre de pages.
Chez COLONFILM, la conception de rapports annuels et de rapports d’impact suit la même grille de forfaits : 335 € jusqu’à 16 pages, 595 € jusqu’à 32 et 850 € jusqu’à 48. Le cahier des charges permet de déterminer quelles informations inclure dans cet espace.
Avant de commander la conception, écrivez une phrase qui précise à qui s’adresse le rapport et ce que ces lecteurs doivent comprendre après l’avoir lu. Appuyez-vous sur cette phrase pour évaluer chaque section, graphique et étude de cas que vous envisagez d’inclure.
Découvrez Conception de rapports annuels et de rapports d’impact pour connaître le périmètre de la prestation et les modalités de demande. Poursuivez votre lecture : Combien coûte la conception d’un rapport annuel ?.