Die meisten Organisationen besitzen nicht nur ein einziges unzugängliches PDF, sondern Hunderte. Kursunterlagen, Formulare, Geschäftsberichte, Richtlinien, Broschüren. Der Versuch, alles auf einmal zu korrigieren, ist kostspielig und langwierig. Eine gezielte Vorbereitung verwandelt diesen Dokumentenberg in einen strukturierten Stapel mit klaren Prioritäten und kalkulierbarem Budget.
1. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme
Erfassen Sie jedes Dokument mit Titel, Seitenzahl, Veröffentlichungsort und dem Datum der letzten Aktualisierung. Eine einfache Tabelle genügt. Sie werden schnell feststellen, dass manche Dokumente veraltet sind und gelöscht statt aufbereitet werden können – die mit Abstand wirtschaftlichste Lösung.
2. Setzen Sie Prioritäten
Bereiten Sie zuerst die Dokumente auf, die für die Nutzung Ihrer Angebote unverzichtbar sind: Antragsformulare, Seminarpläne, Gesundheits- oder Sicherheitsinformationen, direkt von Ihren Hauptseiten verlinkte Dokumente sowie alles, was von Nutzern gezielt angefragt wurde. Archivmaterial, das niemand herunterlädt, kann warten oder auf Anfrage bereitgestellt werden.
3. Suchen Sie die Quelldateien
Wurde ein PDF aus Word oder InDesign exportiert, ist die Originaldatei äußerst wertvoll. Das Korrigieren von Überschriften und Alternativtexten direkt in der Quelle und der erneute Export führen oft zu einem saubereren Ergebnis – und sorgen dafür, dass künftige Auflagen von Beginn an barrierefrei sind. Senden Sie Quelldateien nach Möglichkeit immer mit, auch wenn Sie das PDF beilegen.
4. Kennzeichnen Sie Scans und komplexe Dokumente
Gescannte Seiten sind reine Bilder von Text. Sie erfordern eine Texterkennung (OCR) und sorgfältiges Korrekturlesen, bevor das Tagging überhaupt beginnen kann; entsprechend aufwendiger sind sie und werden gesondert kalkuliert. Markieren Sie auch ausfüllbare Formulare, Dokumente mit komplexen Tabellen (verbundene Zellen, mehrstufige Kopfzeilen) sowie mathematische Inhalte.
5. Bestimmen Sie den Zielstandard
- PDF/UA (ISO 14289) — der technische Standard für barrierefreie PDFs.
- WCAG 2.1 oder 2.2, Konformitätsstufe AA — die Referenz für Webinhalte, übertragen auf digitale Dokumente.
- Section 508 — verbindlich vorgeschrieben für US-Bundesbehörden und viele Auftragnehmer.
- EN 301 549 — die europäische Norm als Grundlage der Barrierefreiheitsanforderungen im öffentlichen Sektor.
Wenn Sie unsicher sind: PDF/UA in Kombination mit WCAG 2.2 AA deckt die Anforderungen der übrigen Standards für Dokumente vollständig ab.
6. Bereiten Sie Beschreibungen für Fachgrafiken vor
Alternativtexte für Fotos und Standarddiagramme verfassen wir. Zeigt eine Grafik jedoch ein medizinisches Verfahren, ein ingenieurtechnisches Detail oder ein Forschungsergebnis, sollte die fachlich zuständige Person festlegen, was die Beschreibung aussagen muss. Eine kurze Notiz pro Abbildung erspart zeitraubende Rückfragen.
7. Zählen Sie die Seiten
Die Aufbereitung wird nach Seitenzahl berechnet, da jede einzelne Seite getaggt und geprüft werden muss. Zählen Sie alle Seiten Ihres Stapels zusammen, einschließlich Umschlag und Leerseiten. Unsere Pakete für die barrierefreie Aufbereitung beginnen bei 335 € für bis zu 50 Seiten, 765 € für bis zu 150 Seiten und 1.455 € für bis zu 300 Seiten – jeweils inklusive schriftlichem Prüfbericht pro Dokument.
Möchten Sie erfahren, warum wir zusätzlich zum Checker stets mit dem Screenreader testen? Lesen Sie, warum ein Durchlauf im PDF-Accessibility-Checker nicht ausreicht.